Реферат организация секретарского обслуживания

    И пусть профессия секретаря никогда не уронит своего престижа. Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В них следует предусмотреть разделы для просроченных документов и для документов, исполнение которых перенесено на следующий срок. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе секретаря. На секретаря возлагается хранение и проставление гербовой и простой печатей организации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

    Реферат организация секретарского обслуживания 3063

    Рассмотрение задач и методов управления персоналом на предприятии. Понятие документооборота и его основные этапы. Прохождение и порядок исполнения входящей, исходящей, внутренней экономической документации.

    Допускается использование телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими абонентский телеграф. Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. Прием и первичная обработка документации, ее регистрация.

    Работа с конфиденциальными документами. Сущность работы руководителя секретаря. Функции секретаря руководителя предприятия в современных условиях хозяйствования, механизм и особенности их взаимодействия. Особенности и улучшение взаимодействия руководителя и секретаря в судебной практике. Прием и первичная обработка документации, ее регистрация. Процедура рассмотрения документов, подготовка к докладу.

    Организация контроля исполнения. Входящие документы могут поступать к секретарю следующими путями: 1. От специализированных делопроизводственных реферат организация секретарского обслуживания организации например, от канцелярии, отдела правительственной почты и т.

    От учреждений связи. От отдельных должностных лиц например, курьеров родственных и сторонних организаций. От отдельных граждан. В ходе приема документов, поступивших от специализированных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правильность направления документов в данную организацию.

    В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составляются соответствующие акты, направляемые адресатам в установленном порядке. Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений связи, от специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.

    • В случае выявления подобных недочетов текст возвращается для переоформления исполнителю.
    • Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
    • Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.
    • Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных.
    • Сущность и необходимость планирования работы с персоналом на предприятии, виды планов.

    Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись реферат организация секретарского обслуживания журналах или на регистрационно-контрольных карточках. В формах журналов и карточек должны быть предусмотрены следующие графы: входящий номер и дата поступления документа; корреспондент наименование организации, фамилия и должность лица, подписавшего документ, а в телеграммах — место составления ; дата и номер самого документа; краткое содержание документа и его вид для записи этого реквизита отводится не более пяти строк при одном межстрочном интервале; в тексте не следует употреблять латинские буквы, знаки переноса и номера; при необходимости знак номера обозначается HP ; количество листов основного документа и приложений к.

    Количество регистрационно-контрольных карточек к документам определяется инструкцией по делопроизводству конкретной организации. Для ускорения документационных операций в организациях следует разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель распределения документов, поступающих в Организацию. В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать примерно следующие виды документов: повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.

    Указатель распределения содержит перечень направлений работы организации с указанием должностных лиц, ответственных за выполнение работ по этим направлениям.

    Профессиональный секретарь. Часть 1.

    Например, вопросы строительства — заместитель директора по строительству; вопросы транспорта — помощник директора; вопросы научно-исследовательских разработок — главный инженер. Все документы подобного рода должны быть согласованы с заинтересованными лицами и утверждены руководством организации.

    После предварительного разбора поступивших документов секретарь организует их доставку по назначению. Такая доставка осуществляется следующими путями: через имеющуюся курьерскую службу; путем вызова специалистов; личной доставкой; использованием технических средств например, пневмопочтой.

    Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством организации, представляются в соответствии с имеющимися регламентами например, реферат организация секретарского обслуживания, в течение 2 секретарского обслуживания с момента поступления, во второй половине дня и т.

    При этом необходимо учитывать сроки предполагаемого исполнения входящих документов например, документы, поступившие от высших инстанций, следует передавать на рассмотрение немедленно после реферат поступления.

    По возможности или по указанию руководства секретарь при передаче документов прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему вопросам, ранее исполнявшимся в организации.

    К Подготовке этой справки можно привлекать специалистов из подразделений организации. В случае наличия более расширенных комплексов материалов по рассматриваемому вопросу например, дела их также следует представлять руководителю.

    Секретарь может также обратиться к руководителям подразделений с информацией о поступлении документа по тематике работы данных подразделений. Целесообразно осуществлять предварительный подбор при помощи специализированных подразделений, например отдела стандартизации, научно-технической библиотеке и т. Подбором справочно-информационных материалов для работы руководителя секретарь занимается постоянно.

    Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями например, на рассмотрениев которых должна проставляться эссе я педагог учитель физкультуры передачи документов.

    После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку.

    Если работа над документом требует участия двух и более исполнителей, то ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное в резолюций первым. При необходимости секретарь может скопировать документ в нужном количестве экземпляров. По требованию ответственного исполнителя секретарь предлагает другим соисполнителям представлять ответственному исполнителю материалы, необходимые для обобщения и подготовки ответа.

    Передача документов на исполнение от одного должностного лица реферат организация должна проводиться только через секретаря, который делает отметки об этом в регистрационных документах. В ходе приема и регистрации исходящих документов секретарь проверяет соответствие бланка, правильность оформления, наличие виз, секретарского обслуживания и приложений, а также отметок об исполнителе.

    Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной карточке на этот документ делается соответствующая запись, в которой содержатся организация, дата исходящего документа и фамилия подписавшего его лица.

    Организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика» — реферат

    На инициативный исходящий документ составляется регистрационно-контрольная карточка в количестве экземпляров, предусмотренном действующей в данной организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно- контрольная картотека. Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации специализированного подразделения осуществляется секретарем в соответствии с почтовыми правилами Минсвязи СССР.

    К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов. Список предметов Делопроизводство. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Для удобства пользования такими картотеками применяют цветные индикаторы рейтеры , прикрепляемые к календарным разделам картотеки.

    Вид почтового отправления простое, заказное, ценное и степень срочности предлагаются исполнителем. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и реферат организация секретарского обслуживания объему.

    Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия6 организации имеет в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы машинистки и работу с документами делопроизводитель. Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.

    Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

    К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местопребывании, реферат организация секретарского обслуживания создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

    Местные виды топлива рефератРеферат транспорт в библиотеке
    Первая полярная экспедиция на северный полюс докладГдз контрольная работа по алгебре 3 вариант
    Отчет по практике для студентов в школеРеферат по истории на тему елизавета 1
    Ключевые слова для дипломной работыОрганизация работы с банковскими вкладами реферат
    Макс шелер положение человека в космосе рефератГандбол реферат по физкультуре кратко

    Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада. Одна из главных задач секретаря - будь чутким посредником между руководителем и подчиненными.

    Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и реферат организация секретарского обслуживания работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.

    Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия.

    Реферат организация секретарского обслуживания 9495

    В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Основная задача секретаря в работе с телефоном реферат организация секретарского обслуживания освободить руководителя от вызовов.

    Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны. Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем.

    Прием посетителей можно разделить на три вида: 1 прием реферат организация секретарского обслуживания своего учреждения по текущим делам 2 прием представителей других организаций 3 прием по личным вопросам Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием.

    Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

    [TRANSLIT]

    Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т. Составляя реферат, секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от.

    [TRANSLIT]

    Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

    На этой должности необязательно знание языка. Основное требование — умение держаться и аккуратность. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности.

    Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Правовая основа секретарской деятельности 19 3. Организация работы секретаря 20 3. Административные и организационные функции секретаря 20 3. Бездокументационное обслуживание офиса 20 3.

    Организация деятельности руководителя 25 3. Аналитические функции секретаря 3. Информационное обеспечение деятельности руководителя 37 реферат организация секретарского обслуживания.